Álvaro A. do Amaral

Tão importante quanto o projeto pedagógico, a administração econômico-financeira é um dos mais importantes pilares das instituições de ensino. Saber administrar a escola é uma questão de sobrevivência, principalmente com o aumento da competitividade no mercado. Deve-se pensar na planilha de elaboração de custos antes de dar o primeiro passo, pois isso significa elaborar um planejamento com base na realidade de cada escola, garantindo eficiência e, conseqüentemente, lucro para que a instituição possa investir no seu próprio crescimento.

Tudo começa quando não se sabe bem quando o preço dos serviços educacionais está certo ou errado. As escolas, muitas vezes, se baseiam pela concorrência, o que acaba implicando em uma má administração econômico-financeira, que pode comprometer o futuro da instituição. Para resolver esta questão, há necessidade de, em primeiro lugar, elaborar uma planilha de custos, em que seja possível visualizar todos os gastos da escola. A partir daí, pode-se descobrir o valor a ser cobrado nas mensalidades escolares. Se a escola está cobrando um determinado valor, ele é certo ou errado? Esta é uma grande incógnita para muitas escolas. O que deve ser levado em conta são os custos de cada uma, que são muito particulares. Os gastos normalmente advêm de aluguéis; mão de obra, que são os professores e funcionários; encargos sociais; e infra-estrutura, explica o superintendente financeiro do Grupo Positivo, Álvaro Augusto do Amaral. Para ele, o primeiro passo é a planilha de custos; não há como sair do lugar sem ela. Com base nos custos é que somos capazes de elaborar os preços. É o princípio básico número um, garante. Ele ainda explica que, ao comparar uma escola à outra, devem-se perceber as diferenças entre elas. Se a escola do vizinho cobra, por exemplo, duzentos reais de mensalidade e, para a outra escola isso não cobre nem os custos com aluguel, existe algum fator de desequilíbrio. Pode ser que esta escola tenha imóvel próprio e não tenha de pagar aluguel; ou ainda que a família trabalhe nela, o que reduz significativamente os custos com encargos sociais, ensina o superintendente.

Segundo Amaral, uma das maiores preocupações das escolas é com relação a inadimplência. Na verdade, a principal questão gira em torno de maneiras eficientes - e práticas - de cobrança, já que a situação de inadimplência é o que mais assusta as escolas, comenta. Segundo o superintendente, não existe fórmula contra a inadimplência. O que existe são avisos. Cada escola tem sua própria política interna quanto a esta questão; algumas enviam o aviso no 15° dia e outras depois de 45 dias a partir da constatação do não-pagamento”.

Planejar para crescer

O segundo passo para uma administração eficaz, que vem após a elaboração dos preços a partir da planilha de custos, é o planejamento. No planejamento da escola, além de toda a parte de custos, entram ainda todos os objetivos futuros”, ensina Amaral. Ele explica que, se, por exemplo, a escola desejar construir daqui há dois anos, há a necessidade de formar fundos para isso, que podem ser obtidos por meio de um processo chamado depreciação ou conta-construção. É o que irá possibilitar a construção no futuro, afirma o superintendente. Muitas escolas passam por dificuldades, sejam elas grandes ou pequenas. Existe uma proporcionalidade entre estas dificuldades. Quando dizem que as escolas pequenas sofrem’mais do que as grandes, eu concordo em parte. Lógico que as grandes escolas têm uma força de barganha perante os seus fornecedores muito maior. Mas, por outro lado, as dificuldades também são proporcionais, analisa Amaral. O terceiro passo da administração financeira, segundo o superintendente, é a escola ter um bom controle, o que não significa só analisar os fatos econômicos, isto é, os fatos que modifiquem somente a estrutura de balanço. O caixa não significa que você terá mais ou menos lucro. Ele pode indicar que você tem uma posição econômica fantástica, mas nenhum dinheiro na conta bancária. Então, a escola deve acompanhar sempre as duas situações paralelamente, adverte.

Realismo

Deve-se ser realista. Nunca otimista nem pessimista demais, aconselha Amaral. Agindo com consciência e, principalmente, com a noção exata das metas a serem atingidas, a escola tende a crescer. A cada final de mês, a escola deve analisar seu desempenho, verificar onde ocorreram distorções e não tentar achar justificativas pelos erros. O ideal é aceitar o fato, corrigi-lo o mais rápido possível e buscar novos objetivos, avisa o superintendente. Segundo Amaral, a grande dificuldade está em conciliar o conhecimento pedagógico com o conhecimento financeiro. As pessoas que administram a escola, ou são especialistas em uma, ou o são em outra. É raro encontrar quem tenha conhecimentos suficientes na área pedagógica e na financeira, diz. Outro problema a ser analisado com profundidade é a elaboração da planilha de custos. “Se a escola tiver uma boa composição do preço de venda dos seus serviços, ela terá, pelo menos, uns 20% dos seus problemas resolvidos, finaliza o superintendente.